Registres comptables...Que devez-vous garder ?

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On entend souvent dire que nous sommes légalement obligés d’avoir des registres comptables pour notre entreprise et de les garder un certain temps après la fin de l’année. Mais combien de temps devons-nous les garder ? Quels documents devons-nous conserver ? À quel endroit les garder, et sous quelle forme ? Vous trouverez toutes les informations essentielles à savoir ci-après.

 

Tout d’abord, vos registres comptables doivent permettre de vérifier tout ce qui concerne vos revenus et dépenses. Vos revenus sont vérifiés avec l’aide des factures et des paiements ainsi que des reçus de votre caisse enregistreuse. Quant à vos dépenses, ils sont retracés avec des factures ou pièces justificatives, des paiements (chèque, preuve de paiement, etc.), vous devriez même garder vos chèques annulés ou retournés. Vos dépenses d’exploitation inclues aussi vos dépenses de déplacement, tel que votre relevé de kilométrage, vos factures pour l’essence, etc. Donc, en plus de vos relevés bancaires, il est important de conserver vos relevés de carte de crédit, ainsi que les preuves des transactions qui s’y trouvent. N’oubliez pas que dans vos dépenses se trouvent aussi vos achats d’immobilisation, tels que les machineries, le matériel roulant, les équipements informatiques, etc.

 

Vos documents comptables devraient bien sûr contenir tous les renseignements quant à vos employés (nom, salaire, retenus, etc.) En résumé, on devrait trouver entre autres, dans vos registres comptables, tout ce qui touche aux taxes (TPS/TVQ), aux retenus à la source et aux cotisations de l’employeur.

 

Le délai de conservation de vos documents comptables, selon Revenu Québec, est fixé à un minimum de six ans à partir de la dernière année imposée, et cela peut se faire de manière électronique ou papier. De plus, vos registres doivent toujours se retrouver à un endroit accessible dans un délai raisonnable dans le cas où ils sont demandés par Revenu Québec pour une vérification ou autre. Ainsi vous pouvez les conserver à votre domicile, votre entreprise, ou un lieu indiqué. Si vous décidez de détruire vos documents, avant le délai de six ans, Revenu Québec doit approuver votre demande envoyé à l'écrit.

 

Par souci d'uniformité dans vos registres, il est toujours mieux que le classement soit fait par la même personne, sinon vous pouvez faire en sorte qu’il y est une technique ou des éléments qui doivent être utilisés par toutes les personnes qui touchent à votre comptabilité.

 

Vous trouverez plus d’informations concernant la conservation de vos documents sur le site de Revenu Québec.