5 conseils pour une implantation ERP réussie

Écrit par Audrée St-Amant le . Publié dans Logiciel ERP

Vous envisagez de changer votre système de gestion pour une solution ERP. Des logiciels ERP sont assez complexes que l'implantation d'une telle solution demande de la préparation si vous ne souhaitez pas que ce changement soit un échec. L'ajout ou la modernisation d'un logiciel ERP apporte de nombreux avantages notables pour toute organisation :

  •  Augmente la productivité
  • Augmenter l'efficacité
  • Maximise l'efficacité entre l'équipe de vente et le département de production
  • Simplifie les tâches de votre directeur financier

 

Avant l'implantation d'un ERP, voici nos 5 conseils pour que votre implantation ERP soit un succès: 

 

1- Ne vous pressez pas. Allouez-vous du temps pour faire vos recherches, planifier et prendre la décision

Le choix de votre système de gestion n'est pas une mince affaire, cela prend du temps. Il est important de choisir le bon système qui répondra à vos besoins car c'est à partir de ce dernier que vous allez gérer l'ensemble de vos activités, et ce, pour plusieurs années. En premier lieu, il est important de magasiner les solutions sur le marché et les comparer entre elles afin de déceler ce qui est réellement important pour vous. Ne faites pas la gaffe d'opter pour le ERP “à la mode” ou celui qui a le plus bel interface. L'important, c'est que le logiciel choisi puisse répondre à vos besoins à court et long terme. 

 

Une erreur qui pourrait vous coûter cher

En 2012, les Forces de l'air de l'armée américaine ont perdu 1 milliard de dollars après avoir réalisé que leur nouveau système de combat plus “moderne” ne répondait pas à leurs besoins. 

 

2- Choissisez le bon partenaire d'implantation

L'implantation d'un système ERP demande une expertise précise et doit être fait par une équipe spécialisée. Tout dépendant du logiciel choisi, vous devrez en plus choisir un partenaire qui pilotera le projet d'implantation. Si vous choisissez une équipe qui n'a pas les connaissances suffissantes dans votre secteur d'activités, cette dernière ne pourra pas vous aider à maixmiser votre investissement et comprendre vos enjeux. À l'inverse, en choisissant le bon partenaire d'implantation ERP, cela vous simplifiera grandement la tâche et vous pourriez être surpris de la facilité d'exécution de ce projet. 

 

3- Communiquez, communiquez et communiquez !

Une raisons récurrente faisant en sorte d'augmenter considérablement le budget d'implantation d'un logiciel ERP est le manque de communication entre le client et le partenaire technologique. En établissant dès le départ les bases du projet, on enlève les ambiguités qui pourraient causer des irritants au long du projet. En tant que partenaire ERP, il est important pour nous que le client soit conseillé et accompagné dans tout le processus afin que la transition du système ERP soit le plus facile et agréable possible. En expliquant à tous les impacts et les bénéfices de chacun, ils seront plus enclin à vouloir adopter de nouveaux comportements pour la nouvelle solution. De plus, un bon suivi de projet à chaque étape franchie permet de valider le travail avec le client et de s'assurer que tout est conforme à ses exigences. 

 

 4- Effectuer des tests

Avant de vous lancer à 100%, il est très important de tester votre nouveau logiciel dans un “environnement test” pour ne pas causer des problèmes. Avant le lancement officiel de la nouvelle plateforme, nous créons toujours un environnement test identique au système réel afin que les personnes qui utiliseront le logiciel puisse s'habituer et faire les erreurs sur un système test et non sur le votre. De plus, faire les tests permettent aussi au partenaire d'implantation d'apporter les correctifs nécessaires sur le ERP afin que le tout soit conforme.

Lorsque vous êtes prêt à passer au “go-live”, le système a été assez bien testé pour que tous les problèmes techniques soient réglés. 

 

5- Investissez votre argent sur l'expertise

Une des erreurs fréquentes que l'on voit est d'essayer de faire faire le travail par les employés qui n'ont aucune expérience en la matière. Il est vrai qu'il est possible d'effectuer une partie des travaux pour réduire le temps de consultation du partenaire, toutefois, il faut se limiter aux tâches relativement simples (ex. saisi des listes clients, fournisseurs). Autrement, il est préférable que ce soit l'équipe de consultants externes qui se chargent des principales tâches afin d'éviter des erreurs qui pourraient contrevenir grandement à la réussite du projet. Un consultant expérimenté connait déjà les éléments problématiques et sait comment les régler avant même qu'ils ne surviennent, vous faisant sauver ainsi temps et argent. 

 

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