EDI: la nouvelle façon de transférer vos données électroniquement

Écrit par Audrée St-Amant le . Publié dans Logiciel ERP

La technologie EDI est une nouvelle méthode de transfert de données de façon informatisé. Cet échange d'information d'un ordinateur à un autre permet de transmettre des documents commerciaux dans un format électronique standard entre les différents partenaires commerciaux. On entend par documents commerciaux tout document échangé quotidiennement comme les bons de commande, factures, avis préalables à l'expédition, documents douaniers, documents de stock, documents de statut d'expédition, etc.

 

Vous l'avez peut-être remarqué auprès de grands founisseurs dans le secteur alimentaire ou commerce de gros (ex. Sobeys, Rona), ils exigent maintenant à tous leurs partenaires commerciaux cette technologie pour l'envoie de leurs documents. Cette manière d'échange permet d'éliminer les échanges entre personnes car toute l'information peut être transféré directement vers l'application appropriée sur l'ordinateur de votre partenaire commercial. Cette standardisation permet de réduire de façon considérable le temps passé à traiter les commandes, améliore la vitesse de traitement, diminution des erreurs et améliore la qualité des relations entre les partenaires commerciaux. 

 

Voici le schéma d'un processus manuel de traitement des documents

 

Voici le processus EDI

 

 

Avantages de la technologie EDI

Diminution de vos coûts : Selon les études, la technologie EDI réduit du tier votre coût versus le processus papier standard. Il est vrai que l'investissement au départ peut paraître important, toutefois, cet investissement est largement compensé par la réduction du temps passé à traiter des commandes. Selon une étude mené par GS1 UK, le secteur du commerce de gros économisait en moyenne 16€ par commande électronique. 

Rapidité et fiabilité : Avec la technologie EDI, vous pouvez finaliser vos transactions en moins d'une heure versus un traitement manuel papier qui peut prendre plusieurs jours. Il est donc pensable de réduire votre cycle de traitement de commandes de plus de 75%. Au lieu de compter en jours, vous pouvez tout effectuer en quelques heures. Cela a une incidence directe sur votre flux de trésorerie qui s'en trouve grandement améliorer car vous recevez votre argent beaucoup plus rapidement. De plus, l'avantage d'EDI est la fiabilité des données. Avec le traitement papier, on observe que 5% des données sont erronées versus l'utilisation d'EDI.

Efficacité :  Comme la technologie EDI permet une automatisation du traitement des commandes, les employés peuvent se concentrer sur d'autres tâches dont la valeur ajoutée est plus élevée augmentant ainsi la productivité globale de votre entreprise. Selon une récente étude, le déploiement d'EDI permet une économie de 50% des ressources humaines. En plus de la rapidité du traitement des documents, cela permet de réduire le risque de manquer de stocks ou d'avoir des factures annulées par vos clients. De plus, avec EDI, la réduction du délai de traitement et de livraison signifie que les entreprises peuvent réduire en moyenne leur inventaire de 10%. Cela représente des économies substantielles lorsque l'inventaire représente 90% des coûts d'un produit. Vous pouvez donc être plus compétitif et offrir de meilleurs prix ou promotions. 

Stratégique : EDI permet de tout informatiser et ainsi de voir en temps réel vos transactions. Cela est un grand avantage car cela vous permet de réagir et prendre des décisions plus rapidement face aux demandes changeantes du marché et des clients. De plus, comme EDI est un langage commercial commun, il est beaucoup plus facile de percer de nouveaux marchés et zones géographiques avec différents partenaires commerciaux mondiaux.

Écologique : EDI permet de réduire votre empreinte écologique en réduisant votre consommation de papier car tout est informatisé. 

 

EDI et Sage 300

Il existe plusieurs types d'EDI et plusieurs approches. Tout dépendant de ce que vous en ferez, il existe un type d'EDI adapté à vos besoins commerciaux et à votre budget. La plupart des grandes entreprises ont des solutions EDI hybrides popur se connecter à leurs partenaires commerciaux afin de s'adapter en fonction de la taille et du nombre de transactions. De plus, il existe différents types d'EDI qui peuvent s'intégrer à votre système de gestion pour une synergie complète. Notez qu'avec Sage 300, il existe des solutions web EDI très intéressantes et moins coûteuses.