Vous croyez ne pas avoir besoin d'un ERP ? Pensez-y à deux fois

Écrit par Audrée St-Amant le . Publié dans Logiciel ERP

En 2016, nous sommes toujours surpris de voir le nombre d'entreprises qui font leur comptabilité, rapports et opérations financières sur des feuilles Excel.

Les raisons que nous entendons pour ne pas opter pour une solution de gestion complète sont principalement car un ERP coûte trop cher et est difficile à implanter. Les entreprises aiment mieux continuer avec une méthode connue, mais qui à la longue peut représenter un réel frein dans leur croissance. 

 

La gestion financière est le coeur de votre entreprise. Sans une gestion précise de vos finances, vous êtes voué à avancer sans repère et courir le risque de fermer. Il est impératif que votre comptabilité puisse refléter en temps réel votre situation afin d'agir en conséquence. L'utilisation de feuilles Excel comportent son lot de désavantages dont le manque de fiabilité à long terme, la perte de temps à construire des macros, le manque de fonctions pour la gestion complète de ses différents départements, etc. L'utilisation d'Excel pour effectuer sa comptabilité est comme si vous utilisiez pour vous transporter un cheval au lieu d'une automobile. Ça fonctionne, mais c'est moins vite et moins puissant ! 

 

Vous faites perdre un temps précieux à vos employés

La comptabilité nécessite les données de l'ensemble des départements de l'entreprise. Lorsque la comptabilité est faite avec l'outil Excel, ces données doivent être colligées manuellement par une personne, ce qui peut représenter un temps énorme car tout est à faire. Vous devez rapatrier l'information, la traiter, la vérifier et la présenter sous forme de différents rapports que vous devrez vous même produire. Ce temps représente beaucoup d'argent pour une PME car la(les) personnes affectées à cette tâche ne peuvent pas effectuer d'autre chose de plus rentable. 

Avec un logiciel ERP, aucune de ces tâches n'est nécessaire. Un système ERP va automatiquement recueillir toutes les données des différents départements pour les traiter. Ce type de système est fait pour traiter vos processus financiers et opérationnels. 

 

Vous risquez d'avoir un éventuel problème

Une étude menée par Herndon, Ash et Pollin (2013) a analysé une étude faite via Excel par les économistes Reinhart et Rogoff (2010) concernant le taux d'endettement de pays. Après avoir revu les chiffres, ils se sont aperçu que les chiffres étaient erronés car Excel avait fait des erreurs dans son code de programmation faisant en sorte de fausser de manière importante les chiffres de l'étude en question.

Sachant qu'Excel comporte ses limites, vous devriez être prudent dans son utilisation car cela pourrait fausser à vous aussi vos données et vous pourriez mal interpréter des rapports financiers importants. 

 

Vous limitez la croissance de votre entreprise

L'utilisation d'Excel a des effets indirects néfastes à votre croissance d'entreprise. Même si cette solution est plutôt simple et semble peu coûteuse, cela vous fait perdre de l'argent. En effet, comme Excel n'est pas un système de gestion performant, vos employés doivent passer beaucoup de temps à traiter vos données au lieu de passer leur temps à effectuer des tâches qui permettront de ramener des ventes pour votre entreprise. Votre mode de fonctionne freine votre croissance indirectement. Il est vrai que cela fonctionne, toutefois, vous pourriez en faire beaucoup plus en allouant vos ressources ailleurs. 

 

Vous perdez de précieuses informations

Excel ayant ses limites, il n'est tout simplement pas possible d'obtenir des rapports financiers qui se mettent à jour en temps réel comme peut le faire un système ERP. Pour obtenir des données en temps réel, cela nécessite l'emploi de plusieurs outils pour traiter l'information et la mettre sous forme de rapports. Toute cette complexité fait en sorte qu'il est impensable d'avoir une personne qui fait cela à temps plein. Contrairement à Excel, un ERP peut faire tout cela automatiquement dans un seul et même système. Toute l'information de vos différents départements est centralisée dans un logiciel sans l'aide d'employé vous permettant de ne pas perdre de temps, réduire vos coûts de main d'oeuvre et augmenter vos revenus. 

De plus, si votre ERP est Cloud, vous pouvez même accéder à vos données facilement car vos données sont délocalisées sur des serveurs commerciaux.

 

 

Bref, l'utilisation d'Excel peut être un outil d'appoint pour le démarrage d'entreprise, toutefois, ceci doit être temporaire et remplacé rapidement par un logiciel comptable ou ERP qui est fait pour effectuer une gestion financière et comptable de votre entreprise. Le tableur Excel comporte son lot de désavantages notamment son manque de fiabilité face à des requêtes complexes, le manque d'intégration et d'automatisation entre les différents départements. Pour croître vos activités, vous devez établir les bonnes bases au départ avec une structure de gestion efficace afin de vous concentrer sur la génération de ventes. 

 

Pour plus d'information au sujet du bon logiciel de gestion qui vous faut, consultez notre page solution comptable et solution ERP. Pour toute question précise, contactez-nous et il nous fera plaisir de vous accompagner dans vos démarches.