5 conseils pour rédiger une demande RFP pour un ERP

Écrit par Audrée St-Amant le . Publié dans Logiciel ERP

Choisir son système de gestion n'est pas une mince affaire. Étant donné l'investissement initial qui peut être parfois élevé, vous ne voulez certainement pas vous tromper.

Afin de réduire les risques d'erreurs, nous suggérons toujours aux entreprises de rédiger sur papier leurs besoins. De manière formelle, on appelle cela une demande de proposition (RFP). À partir de ce document, les entreprises logicielles que vous allez approcher pourront mieux comprendre vos besoins et bien évaluer la meilleure option pour vous. 

Pour vous aider à créer votre propre demande de proposition, voici 5 conseils à suivre. 

 

Est-ce qu'une demande de proposition formelle est nécessaire ?

La rédaction d'une demande de proposition logicielle est un travail assez exigeant. Avant de commencer ce travail, vous devez évaluer si le temps et les efforts seront bénéfiques dans le choix de votre solution. Vous êtes une PME qui a des besoins pas trop complexes, vous pouvez raccourcir votre RFP à une page en inscrivant l'essentiel de votre projet et des éléments que vous souhaitez avoir. 

 

Conseil #1 : Expliquer votre réalité dès le départ

Votre demande de proposition logicielle (RFP) vous permettra de trouver le meilleur logiciel pour votre situation. Si vous oubliez ou omettez des détails, les partenaires en logiciel ne pourront précisément vous dire si leur logiciel pourra satisfaire vos besoins. Certaines entreprises peuvent être craintives à divulguer trop d'information dès le début du processus. Toutefois, c'est tout à l'avantage du client, car plus un partenaire logiciel en sait, et mieux il peut répondre à vos questions ou demandes spécifiques. 

  • Quels sont les objectifs à atteindre et les buts de ce projet ?
  • Délai à respecter ?
  • Logiciel déjà en place actuellement ?
  • Des ressources TI en place ?
  • Votre processus d'opération ?

 

Conseil #2 : Logiciel Cloud ou installé ? 

Lors de la rédaction de votre demande de proposition (RFP), il est important de mentionner quel type de logiciel vous cherchez et de connaître les différences entre les solutions Cloud versus installées. Lorsqu'on parle de logiciel installé, c'est que le logiciel est installé directement dans votre infrastructure serveur, tandis qu'un logiciel Cloud est hébergé sur un environnement serveur externe. Cela peut soit être hébergé avec le fournisseur logiciel ou hébergé sur les serveurs du partenaire d'implantation du système. Notez que certains fournisseurs logiciels, comme Sage 300, offrent les 2 options d'installation de leur système. 

Toutes les options sont bonnes, cela dépend de ce que vous recherchez. Assurez-vous de bien décrire votre situation actuelle et ce que vous voulez dans votre demande pour le partenaire puisse faire ses recommandations. 

 

Conseil #3 : Utilisez la méthode ''Reverse-engineering'' pour créer votre liste de prérequis 

La liste de vos exigences est ce qui constitue la chair de votre proposition. Cela peut sembler facile à première vue, toutefois, cela n'est pas toujours évident d'identifier précisément vos exigences en ne sachant pas tout ce qui est possible avec un ERP. Une des approches pour établir vos prérequis est la technique ''Reverse-engineering''. Au lieu de débuter en inscrivant vos prérequis, recherchez parmi les meilleurs logiciels ce qu'ils offrent en terme de fonctionnalité. 

  • Recherches Internet
  • Informez-vous sur les sites des partenaires en solutions TI comme la nôtre (documentation, vidéos) !
  • Contactez directement les compagnies de logiciels 

 

Conseil #4 : Faire la liste des prérequis à l'aide d'un tableur

Une demande de proposition logicielle peut contenir 800, 1000 items et voir plus. Pour se retrouver et voir un comparatif entre les différentes solutions logicielles, nous suggérons d'organiser vos demandes à partir d'un tableur (ex. Excel). Cela permettra aux firmes de consultation de mettre à jour rapidement votre document (et vous faire sauver du temps!) et vous permettra de regrouper facilement les différents résultats pour chaque logiciel. 

 

 

Conseil #5 : Établir la liste de priorité

Vous devez établir à partir de votre liste de prérequis les éléments prioritaires, ce qui est souhaité et ce qui serait intéressant d'avoir. En établissant la liste de priorité, cela permet au partenaire logiciel de comprendre ce qui est vraiment important pour vous et établir un plan d'intégration qui tiendra compte de vos priorités. 

 

Autres éléments à considérer

  • Créer une charte des termes : Cela permet d'éliminer toute forme de confusion entre vous et le partenaire logiciel pour s'assurer que tout le monde comprenne la même chose
  • N'envoyez pas votre demande RFP à trop de firmes : Plus vous solliciter de firmes différentes, et plus vous aurez des propositions à analyser et il vous sera plus difficile à faire votre choix car vous aurez trop de critères à évaluer. Vous ne devriez pas approcher plus de 5-6 partenaires pour votre projet. Afin de s'assurer de choisir les bons, faites une bonne recherche en amont en vous informant sur Internet des firmes qui vous intéressent le plus.
  • Ne vous pressez pas pour obtenir les réponses : Comptez environ 3 semaines pour obtenir une proposition logicielle bien faite. Si vous pressez trop vos partenaires potentiels, il se peut que certains éléments ne soient pas bien évalués ou réfléchis. 

 

Pour plus d'informations sur nos solutions ERP ou nos services, n'hésitez pas à consultez notre section Blogue- ERP ou à communiquer à notre équipe au 514 257-7672 ou au Cette adresse courriel est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.