Comment protéger son compte bancaire

le . Publié dans Nouvelles générales

Le compte bancaire est l’un des actifs les plus à risque de l’entreprise. Par conséquent, il est indispensable d’avoir des mesures de contrôle interne adéquates. Ces mesures sont mises en place par les membres de la direction et visent à prévenir et à détecter les vols, les fraudes et les erreurs.

Les fraudes les plus fréquentes en entreprise sont les suivantes :

  • Paiements frauduleux par chèque en créant des fournisseurs fictifs
  • Vols d’encaissements avant l’enregistrement aux livres
  • Double remboursement des dépenses à l’aide de la petite caisse
  • Le transfert de la créance détournée sur un autre compte client connu sous l’expression anglaise « lapping »

 

Mesures de contrôle interne

Répartition des tâches et des responsabilités

Certaines fonctions sont incompatibles, c’est-à-dire qu’il y un risque important lorsqu’un seul employé est responsable de ces deux tâches. En ce qui a trait au compte bancaire, la figure triangulaire ci-dessous met en évidence les fonctions incompatibles. Répartir les différentes tâches permet d’éviter la fraude interne, puisqu’ainsi un employé ne peut pas commettre la fraude seule.

Et pour les PME…

Dans les PME, il peut être difficile de séparer ces fonctions incompatibles en raison du nombre limité d’employé. Dans cette situation, le propriétaire peut occuper certaines fonctions incompatibles. À titre d’exemple, le comptable peut avoir accès aux livres tandis que le propriétaire est le signataire et le gardien du compte bancaire.

  

La mise en place de contrôles physiques et applicatifs

Il faut limiter l’accès au compte bancaire de l’entreprise, des chèques et des livres comptables aux personnes responsables seulement. Un exemple de contrôle physique efficace est la conservation des chèques dans un coffre muni d’un mot de passe. Ce mot de passe doit être connu uniquement par la personne responsable et doit être changé au besoin. Au niveau des applications, il est important de limiter l’accès de l’employé aux applications strictement nécessaires.

Le dépôt de toutes les sommes reçues

Pour s’assurer que toutes les sommes reçues soient encaissées par l’entreprise, celle-ci peut instaurer une procédure axée sur la séparation des tâches.

Exemple de procédure :

Employé A

1.Réception du courrier

2. Ouverture et distribution des enveloppes

Employé B

3. Préparation d’une liste de chèques reçus

Employé C

4. Enregistrement des chèques

5. Préparation d’un bordereau de dépôt

Employé D

6. Signature dépôt

7. Dépôt avec preuve externe, soit le relevé de banque

Employé E

8. Conciliation du bordereau de dépôt et de la preuve externe

 

En répartissant ces tâches entre les employés permet de s’assurer qu’un employé malveillant ne peut commettre un vol et couvrir les traces de ces méfaits. Pour les PME, le propriétaire peut effectuer des tâches incompatibles selon la prémisse qu’il ne se volerait pas lui-même.

Les décaissements effectués uniquement par chèques

Pour éviter le double remboursement d’une charge, il est essentiel d’oblitérer les factures au moment de l’émission du chèque. En effet, le signataire des chèques devrait comparer la facture avec le chèque et oblitérer la facture. De plus, les décaissements en chèque diminuent le risque de fraude et vol. Les décaissements effectués avec la petite caisse ne devraient pas être fréquents et exigés un suivi strict.

Le rapprochement bancaire périodique

Le rapprochement bancaire aussi connu sous le nom de conciliation bancaire est un outil incontournable en matière de contrôle interne. Le rapprochement permet de faire la vérification des transactions du compte bancaire et des livres comptables. Pour en savoir plus à ce sujet consulter l’article suivant.