Comment calculer vos frais de déplacement

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Dans le cadre de leur fonction, certains employés sont parfois amenés à effectuer des mandats à l’extérieur du bureau. Durant ces mandats, les employeurs versent un montant à leurs employés afin de couvrir leur frais de déplacement qui incluent

  • frais d’hébergement
  • frais de repas
  • frais de transport

Il existe deux méthodes de remboursement de ces frais : allocation et dépenses déductibles. Voyons les deux façons de procéder pour le remboursement de ces frais.

 

1-Allocation

Tout d’abord, l’employeur peut décider de payer une allocation à son employé. Cela signifie que l’employeur verse un montant compensatoire à l’employé sans que celui-ci ait à fournir des pièces justificatives (factures). Cette méthode peut sembler bénéfique pour les deux parties. En effet, l’employeur n’a pas à tenir de comptes de dépenses et l’employé peut recevoir un montant supplémentaire à ses frais de déplacement. Cependant, si ces allocations sont considérées non-raisonnables, elles doivent être ajoutées au revenu de l’employé à titre d’avantages imposables. Pour être considéré comme raisonnable, le montant de l’allocation doit être près du montant payé par l’employé. Autrement dit, l’allocation ne doit pas servir à enrichir l’employé.

En ce qui a trait aux frais de transport, ils sont imposables seulement si le montant accordé est supérieur aux taux raisonnables. Pour l’année 2015, les taux raisonnables selon l’Agence du revenu du Canada sont :

  • 0,55$/km pour les premiers 5 000 kilomètres parcourus
  • 0,49$/km pour tous les kilomètres supplémentaires.

 

Dépenses déductibles

Si un employé reçoit une allocation imposable de son employeur, il lui est possible de déduire ses frais de déplacement encourus. Pour la déduction des frais de repas personnels, l’employé doit s’être absenté pendant au moins 12 heures de la région métropolitaine dans laquelle l’entreprise est située. De plus, seulement 50% des frais de repas personnels sont déductibles.

 

Dépenses déductibles = frais hébergement (100% de la facture) + frais de repas (50% de la facture) + frais de transport non relatifs à l’utilisation de l’automobile personnelle (montant de la facture)

 

En ce qui a trait aux frais de l’utilisation de l’automobile, les dépenses déductibles sont :

  • Les droits d’immatriculation
  • Le carburant et l’huile
  • Les primes d’assurance
  • L’intérêt sur l’argent emprunté pour l’achat du véhicule
  • L’entretien et les réparations
  • Les frais de location

Pour en savoir davantage sur les frais déductibles relatifs aux véhicules, consultez l’Agence du revenu du Canada.

 

2-Remboursement des dépenses

Ensuite, l’employeur peut décider de remboursement les dépenses sur présentation des pièces justificatives. Contrairement aux allocations, les remboursements de dépenses ne sont pas imposables pour les employés. Cette option nécessite que l’employeur gère des comptes de dépenses, mais le remboursement des dépenses peut s’avérer plus avantageux que de payer une allocation fixe. Pour l’employé, il obtient un remboursement à la juste valeur et qui n’est pas imposable.

Veuillez noter que cet article ne concerne pas les employés vendeurs à commission. Pour obtenir plus d’informations, veuillez-vous référer au site de l’Agence du Revenu du Canada.